Banyak pelaku usaha kecil mulai menerima pesanan dari luar negeri lewat media sosial dan marketplace. Ada perajin tas anyaman yang mendapat pembeli dari Malaysia, penjual kopi bubuk yang dipesan pelanggan di Taiwan, atau penjahit gamis yang punya langganan di Hong Kong. Pesanan pertama biasanya membuat senang sekaligus cemas, karena mengirim barang ke luar negeri terasa lebih rumit daripada pengiriman antarkota. Sebenarnya prosesnya bisa dipelajari, asalkan persiapannya dilakukan dengan urut.

Pastikan Barang Boleh Dikirim ke Negara Tujuan

Langkah pertama adalah memastikan barangmu tidak termasuk barang larangan atau pembatasan, baik di Indonesia maupun di negara tujuan. Makanan, kosmetik, obat herbal, tanaman, dan produk berbahan kayu atau kulit sering memiliki aturan khusus. Beberapa negara meminta label komposisi, tanggal kedaluwarsa, atau sertifikat tertentu. Informasi mengenai aturan ekspor dan barang kiriman dapat dipelajari di laman resmi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

Hitung Berat Asli dan Berat Volume

Ongkos kirim internasional tidak hanya dihitung dari berat barang. Ada juga berat volume, yaitu hasil perhitungan panjang kali lebar kali tinggi kemasan dibagi angka tertentu. Barang ringan tetapi besar, seperti boneka atau tas, bisa dikenai biaya berdasarkan berat volume yang lebih tinggi. Karena itu, pilih kardus yang pas dengan ukuran barang. Ruang kosong yang terlalu besar hanya menambah biaya.

Kemas dengan Standar Perjalanan Jauh

Paket internasional akan berpindah tangan berkali-kali dan menempuh perjalanan berhari-hari. Gunakan kardus dua lapis untuk barang berat, bungkus barang pecah belah dengan bubble wrap tebal, dan isi celah dengan bahan pengganjal. Untuk produk cair atau bubuk, pastikan tutupnya disegel dan dimasukkan ke plastik tambahan supaya tidak bocor ke barang lain. Tulis alamat penerima secara lengkap dalam huruf latin, termasuk kode pos dan nomor telepon aktif.

Siapkan Dokumen dengan Jujur

Setiap kiriman internasional membutuhkan keterangan isi barang dan nilainya. Tuliskan nama barang secara jelas, misalnya “tas anyaman pandan” daripada sekadar “kerajinan”. Cantumkan nilai barang sesuai harga jual. Mengecilkan nilai barang memang terdengar menghemat pajak di negara tujuan, tetapi bisa membuat paket tertahan di bea cukai dan merusak kepercayaan pembeli. Simpan juga bukti transaksi dengan pembeli sebagai arsip.

Pilih Layanan Pengiriman yang Sesuai

Pilihan layanan biasanya terbagi menjadi pengiriman ekspres udara yang cepat tetapi lebih mahal, pengiriman udara reguler, dan pengiriman laut untuk barang besar yang tidak terburu-buru. Untuk pesanan pertama dalam jumlah kecil, layanan udara sering paling praktis. Bila kamu belum yakin cara mengurus kemasan dan dokumennya, gunakan jasa kirim paket ke luar negeri yang bisa membantu menghitung biaya, memeriksa kelengkapan dokumen, dan mengemas ulang barang sesuai standar internasional.

Pantau Paket sampai Diterima

Setelah paket dikirim, kirimkan nomor resi kepada pembeli beserta perkiraan waktu tiba. Pantau status pengiriman secara berkala, terutama saat paket memasuki negara tujuan. Tahap pemeriksaan bea cukai di negara tujuan kadang memakan beberapa hari, dan pembeli akan lebih tenang bila kamu memberi kabar lebih dulu. Bila status paket tidak bergerak lebih dari seminggu, segera hubungi penyedia layanan pengiriman dengan menyertakan nomor resi dan foto kemasan sebelum dikirim.

Simpan foto barang, foto kemasan, dan berat timbangan sebelum paket diserahkan. Bukti seperti ini sangat membantu bila terjadi kerusakan atau selisih berat. Setelah paket sampai, mintalah ulasan atau testimoni dari pembeli. Ulasan dari pelanggan luar negeri bisa menjadi modal kepercayaan untuk menarik pembeli berikutnya.

Bicarakan Pajak dan Bea Masuk dengan Pembeli

Banyak negara mengenakan bea masuk atau pajak impor untuk barang kiriman di atas nilai tertentu. Jelaskan sejak awal kepada pembeli siapa yang menanggung biaya ini. Pembeli yang sudah tahu dari awal tidak akan kaget ketika diminta membayar saat paket tiba. Gambaran umum peluang dan aturan perdagangan luar negeri untuk pelaku usaha juga tersedia di laman Kementerian Perdagangan.

Penutup

Pengiriman pertama ke luar negeri memang butuh lebih banyak persiapan, tetapi setelah sekali berhasil, prosesnya akan terasa jauh lebih mudah. Catat setiap langkah, simpan ukuran kemasan yang pas, dan dokumentasikan biaya yang keluar. Catatan itu akan sangat membantu ketika pesanan dari luar negeri mulai datang lebih sering.